Nos équipes
AIESEC Laval est séparé en différentes équipes de travail que l’on appelle des portfolios. Chaque portfolio est géré par un vice-président et il y a entre 3 à 11 membres présents dans chaque équipe. Chaque portfolio se réunit 1 fois par semaine pour discuter des projets à venir et distribuer les tâches.
Structure d’AIESEC Laval 2012
La structure de l’organisation est adaptée selon la vision de l’équipe exécutive et les mandats en cours.
Description des portfolios:
Communications (COM)
L’équipe Communication d’AIESEC Laval vise à informer le public universitaire, la communauté et nos partenaires des activités du local. Cette équipe a pour objectif de faire des apparitions médiatiques afin d’accroître la visibilité de l’organisme dans la ville de Québec. L’équipe agit également en tant que soutien aux autres portfolios du local en favorisant le partage d’informations au sein de l’organisme.
Exemples de projets auprès desquels s’impliquer :
• Gestion du site Web;
• Relations avec les médias et les partenaires;
• Création de dépliants et d’affiches de publicité;
• Recherche des manières originales et novatrices de donner de la visibilité au local et à ses activités au sein de l’Université.
Finance (F)
Les membres du comité Finance s’occupent des levées de fonds, que ce soit à travers des partenariats, l’organisation d’événements ou la recherche de subventions. Le portfolio Finance s’occupe aussi du budget de l’organisation et cherche à assurer une longévité au local en diversifiant ses revenus.
Exemples de projets auprès desquels s’impliquer :
• Gérer le portefeuille de l’association étudiante;
• Superviser les budgets d’événements;
• Établir les états financiers trimestriels de l’organisation;
• Effectuer la comptabilité à l’aide de logiciel comptable.
Échange entrant (ICX)
Les membres du portfolio ICX s’occupent de trouver des stagiaires internationaux qui correspondent aux besoins des entreprises et prennent en charge leur accueil et leur intégration à Québec.
Exemples de projets auprès desquels s’impliquer :
• Recherches et entrevues de stagiaires pour combler les postes offerts dans les entreprises;
• Accueil et intégration des stagiaires :
- préparation d’activités culturelles;
- recherche de logements pour les stagiaires;
- élaboration de documents et d’une trousse de bienvenue.
Échanges sortants (OGX)
Les membres du portfolio OGX sont en charge de la promotion du programme de stages AIESEC auprès des étudiants de l’Université Laval. Ils recrutent les participants et les aident à se préparer pour leur stage à l’international. Le portfolio cherche aussi à développer des partenariats avec d’autres locaux étrangers afin de favoriser les échanges d’un pays à un autre.
Exemples de projets auprès desquels t’impliquer :
• Recrutement des futurs stagiaires;
• Accompagnement des stagiaires avant leur départ :
- aide à la recherche de stages;
- préparation au choc culturel;
- organisation de conférences en lien avec les stages (ex : VIH/Sida).
• Recherche et mise en place de partenariats avec des locaux AIESEC à l’étranger pour favoriser l’échange de stagiaires entre les pays;
• Rencontre avec les facultés de programme afin de faire la promotion du programme international de stages AIESEC.
Relations Corporatives (CR)
Ce portfolio est responsable du marketing et de la présentation du Programme de stages internationaux d’AIESEC aux entreprises, aux organismes communautaires, aux écoles et aux différents ministères ayant des bureaux dans la ville de Québec.
Exemples de projets auprès desquels s’impliquer :
• Segmentation de marché et stratégie de vente du Programme de stages internationaux;
• Mise en contact avec des entreprises pour la signature de stages;
• Rencontre de partenaires potentiels pour évaluer et combler leurs besoins de main d’œuvre qualifiée;
• Participation à des évènements de réseautage dans le but de développer un réseau de contacts familiers avec le programme d’AIESEC.
Relations publiques (PR)
L’équipe de Relations publique cherche à développer des partenariats de qualité aussi bien avec l’Université Laval qu’avec le milieu professionnel de la ville de Québec et/ou des partenaires internationaux. Cette équipe a pour objectifs d’effectuer un support aux autres portfolios (équipes) par la recherche de nouvelles opportunités pouvant accroître l’activité et la crédibilité d’AIESEC Laval.
Exemples de projets auprès desquels s’impliquer :
• Participer à des activités de réseautage en chambre de commerce;
• Négocier des contrats de visibilité à l’externe;
• Développer plus de relations entre l’AIESEC et les autres associations de la Faculté des Sciences de l’Administration (FSA) ainsi qu’avec d’autres départements de l’Université Laval;
• S’informer et faire un suivi des opportunités offertes à l’international.
Ressources humaines (TM)
L’équipe TM est responsable du recrutement des membres du local. De plus, les personnes en charge de ce portfolio aident à orienter les membres vers des opportunités qui leur permettront de connaître leurs forces et de développer leurs habiletés afin qu’ils puissent vivre une expérience des plus enrichissantes grâce à leur passage à AIESEC Laval. L’équipe des ressources humaines s’occupe également des relations avec les Alumni en organisant des formations par les anciens membres (alumni) et pour les membres. Les alumni peuvent s’impliquer de différentes façons, que ce soit en donnant du temps, des conseils ou en nous partageant leur expérience.
Exemples de projets auprès desquels s’impliquer :
• Planification du recrutement des membres;
• Préparation des présentations pour les nouveaux membres;
• Formation des membres à l’expérience AIESEC (journée d’introduction);
• Formation par les anciens membres (alumni) sur des habiletés spécifiques;
• Organisation et animation des Assemblées Générales;
• Renforcement du sentiment d’appartenance au local:
- Fixation d’objectifs face à l’organisation
¸ - Organisation d’activités sociales
• Gestion des membres de l’organisation :
- Aide à la valorisation de l’expérience AIESEC (C.V.)
- Évaluation et suivi des attentes des membres envers l’organisation.